Как подготовиться к спорам после пандемии и собрать доказательства

Фиксируя, что вы делаете или не можете делать, о чем договариваетесь с контрагентами, важно держать в уме шесть правил:

1. Фиксируйте содержание совещаний, конференц-коллов, важных телефонных звонков

Прежде чем делать видео или аудиозапись, конечно, нужно уведомить об этом всех участников конференции и получить разрешение. Сегодня техническую возможность записывать свои встречи и звонки предоставляют многие сервисы. Обычно записи сразу сохраняются в облаке или на диске вашего компьютера.

Если разрешения вы не получили (или даже если получили) составьте после обсуждения follow-up – или краткое резюме – разговора, в котором отметьте все предложения и договоренности. Отправьте этот документ другим участникам, чтобы они подтвердили, что вы друг друга поняли верно. Всю эту переписку тоже следует сохранить.

2. Фиксируйте переписку по электронной почте

Для начала важно следовать правилам, которые актуальны всегда, вне зависимости от режима.

• Ведите переписку по тому адресу электронной почти, который указан в договоре. Если ваш контрагент просит присылать ему письма на другую почту, все равно ставьте в копию адрес из договора.
• Удостоверьтесь, что вы с вашим контрагентом находитесь друг у друга в списках доверенных адресов, чтобы письма не попадали в спам.
• Внимательно подходите к теме письма, из названия должно быть четко понятно, о чем идет речь в переписке.
• Отправляя письмо, ставьте команды «Уведомить о доставке» и «Уведомить о прочтении».

Все письма с подтвержденной доставкой сохраняйте в специальной папке. Если же ваша почта этого не позволяет, зафиксируйте содержание письма и информацию о его доставке, сделав скриншот экрана.

3. Фиксируйте информацию о документах, отправленных почтой

Главное правило при отправке документов по обычной почте – делать опись вложения. В ней должны быть идентифицированы направляемые документы, их количество, а также количество листов. Если объем позволяет, все приложения лучше указывать отдельно. Квитанцию и опись сразу же фиксируйте (скан или фотография) и сохраняйте в папку проекта. 

Возможность составить опись вложения есть при отправке корреспонденции Почтой России. Если вы пользуетесь услугами другого оператора связи, эта опция не всегда доступна. В таком случае постарайтесь зафиксировать содержание отправления, например, на конверте. Или дополнительно по e-mail переслав контрагенту квитанцию об отправке письма и указав, о каких именно документах-вложениях идет речь

4. Сохраняйте информацию из интернета

Фиксировать публикации из интернета можно с помощью распечатки веб-страниц, скриншотов или захвата экрана. Однако важно, чтобы на распечатке (скриншоте, записи) были четко видны дата и время, когда произошла фиксация информации, а также полный адрес интернет-страницы. Если публикация достаточно длинная, убедитесь, что каждая новая страница скриншота или распечатки захватывает часть предыдущей, чтобы нельзя была усомниться в целостности материала.

5. Позаботьтесь о фиксации переписок в мессенджерах

У всех мессенджеров разная политика: если Signal не позволяет удалить отправленное сообщение, то в Telegram вы можете легко и быстро отредактировать сообщение после отправки. Так что единственный верный способ сохранить важные переписки и сообщения – сделать скриншоты. Перед этим убедитесь, что имя и фамилия собеседника у вас записаны максимально полно. Также желательно помимо переписки зафиксировать телефонный номер собеседника.

6. Перед использованием видео- и фотосъемки проверьте настройки

Если вы фиксируете информацию с помощью фото или видео, заранее проверьте, чтобы на нем отображались данные о дате и времени ее создания.