Меры по обеспечению корпоративного комплаенса во время кризиса COVID-19. Предотвратить, выявить и исправить

Нет сомнений в том, что в неспокойные времена появляется больше путей для мошенничества и управленческих ошибок, продолжающаяся пандемия COVID-19 не стала исключением. За короткий промежуток времени COVID-19 стал не только глобальной проблемой, дестабилизировав системы здравоохранения и финансовые системы всего мира, но и плодородной почвой для совершения управленческих ошибок, мошенничества и осуществления  преступной деятельности: кража картины Ван Гога из голландского музея, закрытого из-за COVID-19; Министерство юстиции США недавно объявило о принятии первых принудительных мер против мошенничества «под эгидой» COVID-19; в настоящее время органами прокуратуры ведется расследование в отношении австрийского горнолыжного курорта, руководство которого своевременно не сообщило о вспышке COVID-19.

Как следствие, для борьбы с этими угрозами компании должны сохранять особую бдительность при создании и применении надежных мер по обеспечению программы корпоративного комплаенса. В статье мы обсуждаем передовую практику реализации корпоративных комплаенс-программ в это непростое время.

Во время кризиса, которого никто не ждал и не предсказывал, руководство компаний сталкивается со многими операционными проблемами, начиная с перебоев в рабочем процессе и движении денежных средств и заканчивая увольнениями и отпусками сотрудников без сохранения заработной платы. В то же время компании подвергаются дополнительным проверкам со стороны регуляторов, клиентов и акционеров; таким образом, несмотря на многие отвлекающие факторы, руководство компаний должно уделять внимание и выделять ресурсы для обеспечения надлежащей реализации и функционирования своих комплаенс-программ. В разгар финансового кризиса 2008 года Комиссия по ценным бумагам и биржам США напомнила зарегистрированным в Комиссии руководителям компаний об их обязательствах по соблюдению требований законодательства, заявив, что «пока многие компании рассматривают возможность сокращения расходов, мы напоминаем вам о юридическом обязательстве вашей компании по обеспечению законно разработанной и отвечающей всем требованиям комплаенс-программы для соблюдения требований законодательства». Комиссия также напомнила генеральным директорам, что их компании «должны быть бдительными и проактивными в предотвращении, выявлении и исправлении проблем, которые могут возникнуть». 

Превентивные меры

Независимо от того, существует ли в вашей компании надежная комплаенс-программа или она только находится в процессе разработки, превентивные меры во время кризиса такого масштаба должны включать в себя оценку внутренних и внешних материальных рисков, с которыми сталкивается компания. Такие риски могут включать в себя, например:

• рост подозрительной коммерческой деятельности;
• сомнительные платежи третьим лицам;
• ненадлежащие платежи представителям органов государственной власти, поставщикам и консультантам;
• угрозы кибербезопасности, вызванные увеличением объема удаленной работы;
• неправомерные действия уволенных или направленных в вынужденный отпуск сотрудников;
• и другие мошеннические действия.

Поскольку ресурсы могут быть ограничены, в первую очередь внимание следует обращать на транзакции и зоны с высокой степенью риска.

Как отмечает Минюст США в своем недавно обновленном Руководстве по комплаенс-программам (Compliance Program Guidelines), «органы прокуратуры могут отдать должное качеству и эффективности риск-ориентированной комплаенс-программы, в рамках которой должное внимание и ресурсы выделяются на транзакции, сопряженные с высокой степенью риска, даже если она не позволяет предотвратить нарушения в зоне низкой степени риска».

Следующим шагом компания должна разработать стратегии по борьбе с этими угрозами, и эти стратегии должны применяться на всех этапах деятельности компании. К примеру, внутри компании следует усилить ранее принятые превентивные меры, которые могут включать в себя напоминание сотрудникам о правилах внутреннего распорядка, соответствующих законах, отраслевых стандартах и учебных материалах, особенно в тех случаях, когда любое новое обучение может быть приостановлено во время кризиса. Как отмечает Минюст США, компаниям было бы целесообразно «давать сотрудникам практические советы или тематические исследования для рассмотрения реальных сценариев развития событий и/или рекомендации о том, как получить консультацию по этическим вопросам по каждому конкретному случаю по мере необходимости». При разработке и применении этих мер необходимо учитывать как нынешних сотрудников, так и подлежащих увольнению или направленных в вынужденный отпуск, поскольку недовольные сотрудники с большей вероятностью могут совершать неправомерные действия, злоупотреблять служебным положением или раскрывать коммерческие тайны и конфиденциальную информацию компании.

Внешне компания должна продолжать поддерживать открытую и постоянную линию связи с клиентами. К примеру, после 2008 года многие жалобы клиентов на финансовые фирмы и брокеров были связаны с их недостаточным откликом в период неустойчивости рынка, когда стоимость акций и других ценных бумаг клиентов подвержена постоянным и существенным изменениям.

Аналогичным образом следует поддерживать внешние связи с бухгалтерами, поставщиками, банками и регулирующими органами. Следует продолжать постоянный контроль за отношениями с третьими сторонами, а внешним поставщикам, к примеру, их внутреннему персоналу, следует напоминать о принимаемых компанией мерах по обеспечению комплаенса. В нестабильных ситуациях, таких как война или пандемия, когда правоприменение и регулирование перегружено, и ощущается недостаток кадров, риск незаконных сделок, включая взятки и откаты правительственным чиновникам через консультантов и третьих лиц, особенно высок. Как отмечает Минюст США, компания должна «владеть информацией о своих сторонних партнерах, включая агентов, консультантов и дистрибьюторов часто используемых для сокрытия неправомерных действий, таких как дача взяток иностранным должностным лицам в международных коммерческих сделках».

Выявление неправомерных действий

Меры по обеспечению комплаенса, направленные на выявление неправомерных действий и нарушений, имеют первостепенное значение во время всплеска мошеннической деятельности. Компания должна выделять достаточно ресурсов на «рассмотрение … жалоб, включая направление жалоб соответствующему персоналу компании, своевременное проведение тщательных проверок и применение дальнейших соответствующих мер и наказаний». Фактически, расследования, проведенные правительством после финансового кризиса 2008 года, привели к суровым денежным штрафам в отношении многих компаний и их владельцев за неспособность надлежащим образом обеспечить рассмотрение жалоб, в том числе жалоб клиентов. Соглашение на сумму 25 миллиардов долларов, заключенное федеральными органами власти и органами власти штатов с пятью крупнейшими в стране банками, потребовало от каждого банка разработки и внедрения надежных процедур и процессов рассмотрения жалоб потребителей.

Отличительной чертой хорошо функционирующей комплаенс-программы, направленной на выявление противоправной деятельности, является «своевременное и тщательное расследование любых обвинений или подозрений в неправомерных действиях со стороны компании, ее сотрудников или агентов».

Меры, направленные на исправление нарушения

В случае обнаружения неправомерного действия компания не должна откладывать реализацию мер по устранению нарушения, а в случае необходимости, – и добровольно раскрыть информацию о таком действии. Реакция компании, включая любые дисциплинарные меры или меры по устранению нарушения, должна быть хорошо задокументирована. Кроме того, компания должна провести «анализ первопричин» и при необходимости принять меры, направленные на восстановление нарушенного положения. В действительности Минюст США часто отдает предпочтение сотрудничеству с компаниями добровольно раскрывшими информацию о неизвестных правительству неправомерных действиях, и содействует проводимому расследованию или принятию мер по исправлению положения вследствие нарушения. «Такие меры по исправлению положения могут включать: проведение тщательного анализа первопричины проступка; надлежащее наказание или замену лиц, ответственных за неправомерное действие; принятие на себя ответственности за нарушение и внедрение или совершенствование комплаенс-программ, направленных на предотвращение повторных нарушений».

Своевременное выявление неправомерных действий и осуществление мер, направленных на исправление нарушения, для предотвращения их повторного возникновения обеспечит компании прочную позицию в случае проведения проверок и предъявления гражданских исков после кризиса COVID-19.

Авторы: Оксана Райт (Oksana Wright), Чарльз Демонако (Charles A. DeMonaco).

Статья впервые опубликована в издании Corporate Compliance Insights, перевод публикуется с разрешения издания.