На скорую руку: как правильно использовать legal data

Информация стала новым ключевым мировым ресурсом. Однако существует еще множество компаний, которые не замечают этой тенденции. Речь, в том числе, идет о юридическом бизнесе. Естественно, все фирмы строят свою стратегию по-разному. «Однако наиболее успешные команды, которые выделяются на фоне других, во время поиска лучшего решения для своей компании используют юридические данные. Для управления legal data они обращаются к критическому мышлению, как если бы это было любое другое юридическое решение», – пишет в своей статье для Law Technology Today британский специалист по контент-маркетингу, эксперт по стратегическому развитию бизнеса с помощью больших данных Майкл Дехойос.

Более того, сегодня во время принятия любого решения, будь то очередное судебное разбирательство или понижение расходов фирмы, данные могут стать одним из самых честных и эффективных советников. Например, самую обычную отчетность можно воспринимать не как кипу макулатуры, а как постепенно собирающуюся матрицу. Именно благодаря тому, что эта матрица уникальна и является кодом конкретной компании, она способна предложить лучшие решения и самые точные прогнозы относительно будущих расходов.

Чтобы начать ее собирать, достаточно следовать нескольким шагам.

1. Выберете цель

У каждой фирмы свой набор актуальных проблем и задач, которые нужно разрешить. Так, если один начальник юридического отдела фокусируется на оптимизации расходов, второй – стремится снизить затраты на сторонних консультантов, третий уделяет внимание повышению эффективности команды. «Первый шаг к тому, чтобы стать успешным руководителем юридического отдела, опираясь на данные, – это определиться с целями и задачами», – советует Майкл Дехойос.

Конечно, крупные компании анализируют свои данные по всему возможному кругу вопросов, но на начальном уровне достаточно выбрать несколько главных задач, чтобы уменьшить количество информации.

2. Соберите данные

Теперь вам нужно определиться, какие данные следует собрать, чтобы достигнуть цели. Главное – эти показатели должны быть конкретными и измеримыми. Например, есть необходимость сократить расходы. Значит, вы анализируете общие расходы на ежегодную юридическую помощь, расходы на услуги стороннего консультанта, их долю, ежемесячные расходы по отдельным вопросам и так далее.

Где брать данные? Для юридических департаментов, которые только начинают заниматься анализом legal data, ключевые источники – биллинговая система или счета-фактуры, так называемый matter management, то есть данные корпоративной юридической практики (споры и судебные разбирательства, контракты и сделки, интеллектуальная собственность, претензии), а также регулярные отчеты.

Впоследствии к этому списку могут добавиться различные данные других компаний и юридических отделов, открытые источники информации (например, по бенчмаркингу).

3. А что вы хотите понять?

Вы можете располагать всей существующей информацией касательно вашей фирмы, но без правильно поставленного вопроса эти данные так и останутся набором цифр. Американский корпоративный юрист с 25-летним опытом, руководитель юридической функции Стерлинг Миллер в своей статье для ThomsonReuters.Legal предлагает делить legal data на четыре вида:

• описательный (что произошло);
• диагностический (почему это произошло);
• предсказывающий (что произойдет);
• предписывающий (что надо сделать).

«Юридический отдел поставил перед собой цель сократить почасовую ставку, которую он платит стороннему консультанту, на 10% в год. Далее он нашел данные по выставленным счетам за предыдущий и текущий годы. Провел анализ и сравнил результаты. Он задал себе вопрос: снижается ли средняя почасовая ставка на 10% или в текущем году она стала даже больше по сравнению с предыдущим? Если почасовая ставка не уменьшилась, то надо принимать меры для достижения своей цели», – пишет Стерлинг Миллер.

Как ее достигнуть? Снова собираем данные и анализируем их с учетом поставленного вопроса.

4. Визуализируйте и оформляйте

Самим вам этого делать не нужно. Достаточно использовать dashboard (дэшборд, или инфопанель). Еще не все поняли ценность этого инструмента, хотя без нее анализ данных становится гораздо более затяжным, а самое главное – менее эффективным процессом. Если вы по привычке используете старый добрый Excel или даже таблицы в Word, самое время им изменить. Что такое dashboard? Это базы данных, отчеты, которые обновляются в реальном времени. Можно сказать, что это те же таблицы, но «живые», регулярно информирующие вас обо всех изменениях в указанных позициях.

Какие именно данные вам нужно отслеживать, зависит от вас. Чаще всего для юридических фирм особенно важным является сравнение внешних расходов и бюджета (или процент средней почасовой ставки от доходов компании), сводка о количестве и типе заключенных коммерческих соглашений, информация о статусе ключевых дел, список интеллектуальной собственности компании.

Аналитика данных может казаться делом, которым юристы не должны заниматься. Однако в современных реалиях управление той или иной юридической фирмой основывается как на профессиональном опыте и знаниях, так и на деловом чутье. Бизнес любит и должен развиваться, так что самое время начать думать не только как юрист, но и как бизнесмен, уверены эксперты.