Встречают по одежке: как правильно оформить юридический документ

Наше впечатление о тех или иных вещах и явлениях складывается с первого взгляда. По одному взгляду на кадр человек может составить впечатление о содержании фильма и решить, смотреть его или нет. По одному взгляду на машину можно быстро определить, какой салон будет внутри. Да, иногда первое впечатление обманчиво, однако мы неизбежно ему поддаемся. Это же относится и к юридическим документам: в зависимости от оформления их могут быстро прочесть и принять или же отложить в долгий ящик и никогда к ним не вернутся.

«Когда мы делаем дизайн самолета, мы очень сильно ограничены. Мы не можем сделать короткие крылья, потому что длинные крылья – уже не тренд, мы не можем сделать иллюминатор другой формы – потому что есть определенные инженерные расчеты. Все, что мы можем сделать – это покрасить фюзеляж в тот или иной цвет. То же самое и с юридическими документами. Есть принципы, по которым документы работают, – это и есть юридический дизайн», – объясняет Роман Янковский. 

Принцип работает даже с небольшими «документами» вроде визитки, отмечает специалист. В зависимости от цвета шрифта и самой визитки, лаконичности логотипа и оформления можно быстро определить, где работает ее обладатель. Например, юридические фирмы с большой историей до сих пор печатают «черным по белому», а относительно новые на рынке компании могут заказать белые надписи на цветном фоне. Минималистичный логотип будет свидетельствовать о солидности и качестве, а перегруженный говорит о новичках. 

Оформляем текст по правилам

Казалось бы, все правила придуманы в Word до нас, однако это не так. Вот основные принципы, которые помогут грамотно оформить текст:

1. Помните про выравнивание. Для заголовков оптимально выравнивание по центру или левому краю.  Для основного блока текста подойдет выравнивание по левому краю или по ширине. С последним параметром лектор рекомендует быть осторожными и использовать его только если в документе используются переносы. В противном случае программа просто разделит слова длинными интервалами и текст станет нечитабельным. 
2. Внимательно отнеситесь к отступам и интервалам. Прежде всего – нельзя совмещать интервалы и «красную строку»: это создает избыточность и мешает восприятию, подчеркивает Роман Янковский. Придется определиться и выбрать что-то одно. При этом обе опции нужно использовать правильно, то есть не создавать слишком большое пустое пространство. 
3. Не забывайте про междустрочный интервал. Он так же важен, как и размер шрифта – они должны находиться в балансе. Если этот баланс нарушен и  расстояние между строками слишком большое, то читателю придется напрягать зрение, чтобы перейти от одной к другой. Оптимальный интерлиньяж в Word составляет от 1,15 до 1,5.
4. Отключите Caps Lock. Иногда мы не «считываем» опечатки и ошибки, поскольку воспринимаем слово целиком с помощью едва заметных элементов – например, «хвостиков» в буквах «р» и «у». Текст, напечатанный только прописными буквами, то есть в Caps Lock, сольется в несколько неразличимых прямоугольников, и нам уже сложнее будет выделять знакомые детали, а значит, читать его. Это же касается сложных или непривычных шрифтов: чем меньше зацепок, тем дольше и тяжелее будет процесс чтения. Попытки выделить таким образом важную часть документа превращаются в пытку для читателя – он скорее пропустит эту часть, чем будет долго вчитываться в текст. 
5. Полужирный – для заголовков. Если необходимо выделить часть самого текста, лучше использовать курсив. Впрочем, и это нужно делать грамотно и точечно – постоянные акценты через слово будут только отвлекать от основной мысли и сбивать читателя.
6. Оставьте цвет для электронных писем. Не стоит злоупотреблять цветом в документах. Шанс, что документ распечатают на черно-белом принтере велик, отмечает Роман Янковский, так что клиент просто не увидит обозначенные цветом места. 
7. Когда документ готов – остается выбрать хороший шрифт. Роман Янковский рекомендует три варианта из набора Word, которые подойдут для официальных документов: Times New Roman, Georgia и Cambria.