Спасти и сохранить: как и для чего следует создать безбумажный офис?

Почему следует перейти на безбумажный офис?

Ответ очень прост: чтобы избежать потери данных. Наверняка многие юристы (да, в общем-то, не только юристы) теряли жесткие диски или сталкивались с внезапным перезапуском документа. Информация потеряна – досадно, однако не критично. Что действительно может стать трагедией, так это природные или антропогенные катастрофы, от которых ваш офис не застрахован. «Многие юристы прошли интенсивные курсы по потере данных после недавних катастроф, начиная с 11 сентября и заканчивая ураганами «Катрина» и «Сэнди»», – отмечает Ноубл Макинтайр в своей статье «Как создать безбумажный офис».

Помимо потери данных, вы можете столкнуться с их утечкой: когда системы взламываются или документы случайно попадают в третьи руки. Обезопасить свою личную и рабочую информацию можно с помощью безбумажного офиса.

«Я сканирую все документы и имею к ним доступ везде, где есть мой компьютер: дома, в отпуске или в суде. Это безбумажный офис?» – Нет, безбумажное хранение данных – нечто большее. «В нашем офисе все документы хранятся в «облаке». Мы свободно ими обмениваемся и синхронизируем файлы между компьютерами». – Уже лучше, но не идеально. Безбумажный офис – это не только про синхронизацию документов и свободный доступ к ним в любой точке мира, а в первую очередь про копирование ваших данных, что обезопасит их при повреждении/потере оригинала. Проблема «облака» заключается в том, что вы можете настроить копирование документа для быстрого восстановления после кратковременных перебоев (отключение электричества или сбой сервера), но это никак не спасет вас, если ваше здание сгорит», – поясняет автор статьи.

Единственный способ предотвратить потерю данных – разработать надежную стратегию копирования, а точнее резервного копирования.

Резервирование и копирование. В чем разница?

Резервирование – это хранение информации в нескольких местах. При такой системе данные сохраняются на устройствах, которые имеют как минимум два внутренних диска. В случае, если один из дисков выйдет из строя, другой сразу же приступит к работе и сохранит все данные, содержащиеся на нем. «Это то же самое, что использовать двойной пакет для продуктов. Когда один пакет кажется ненадежным, вы подстраховываете его дополнительным. Так что если первый пакет порвется, то второй защитит ваши помидоры и яйца от того, чтобы они «украсили» асфальт», – проводит аналогию Ноубл Макинтайр.

Однако эта система не обеспечивает полную сохранность ваших данных, поскольку работает только при локальных проблемах. Если продолжать метафору, второй пакет спасает ваш десяток яиц, если первый рвется, однако в случае неожиданного пожара или наводнения он будет полностью бесполезен. В таких случаях наступает время для «резервного копирования».

Резервное копирование – это практика, при которой данные хранятся в нескольких местах. Если что-то случится с одной или несколькими копиями, у вас будут дополнительные. Самый простой пример – когда вы отправляете документ по электронной почте. Таким образом вы создаете резервную копию: одна – на вашем жестком диске, другая – на серверах, например, Google. Однако вы не можете быть полностью уверены в чужих серверах, так что у этой схемы есть свои изъяны. «Идеальный способ создать резервную копию важных данных – это обеспечить сохранение копий как в локальной сети, так и за ее пределами, как в «облаке», так и на физических носителях», – пишет Ноубл Макинтайр.

Способы копирования данных

«Облако». Dropbox, Google Drive и другие подобные приложения помогают вам не засорять компьютер, хранить данные в «облаке» и синхронизировать документы в режиме реального времени. Однако все это до тех пор, пока работает интернет. В связи с этим возникает две проблемы. Первая – без подключения к интернету у вас не будет возможности получить доступ ни к одному из ваших документов. Вторая – ваши данные обрабатываются третьей стороной, что угрожает их конфиденциальности.

Локальное копирование. Сюда входят флеш-накопители, внешние жесткие диски и носители информации, такие как CD или DVD. С ними проблем еще больше. Во-первых, они занимают место, а когда начинают накапливаться – очень много места. Во-вторых, вы вряд ли сможете обеспечить полную сохранность этого места (возвращаемся к разговору о пожарах и природных катаклизмах). В-третьих, как и любая физическая вещь, ваш жесткий диск или флешка могут потеряться, а в случае неудачного стечения обстоятельств это не только потеря данных, но и их утечка.

Сетевое резервное копирование. Обычно это относится к сетевому серверу, который хранит копии данных в сети. Он удобен для обмена данных и обеспечения всех пользователей необходимыми документами. Кроме того, его иногда можно синхронизировать с облачным хранилищем, но если ваш офис каким-то образом физически пострадает, сервер не сможет сохранить ваши данные.

Удаленное резервное копирование. Все вышеперечисленные способы хранения информации полезны и важны, однако для полной сохранности данных необходимо иметь подушку безопасности в виде удаленного резервного копирования. Такой сервер может хранить вашу документацию и восстанавливать ее в случае потери локальных данных. Например, если ваш физический офис находится в Москве, у вас может быть сервер резервного копирования в Мытищах. Он будет хранить копию каждого документа по расписанию, которое вы сами установите: ежедневно, каждые 48 часов или каждую неделю.

Дополнительные советы для ведения безбумажного офиса

1. Шифруйтесь. Если от потери данных может спасти сложная система резервного копирования, то от утечки – шифрование. «Чаще всего утечка происходит, когда сотрудник теряет ноутбук, флешку или другое портативное устройство хранения данных (которым может быть даже iPad или смартфон). Последствия этого могут быть довольно печальными, поэтому необходимо шифровать любую информацию, которая покидает ваш офис. Если вы храните свои данные в «облаке», используйте систему, в которой ваши данные шифруются как при транспортировке, так и во время хранения», – советует Ноубл Макинтайр.
2. Используйте сразу несколько способ копирования. Например, это может быть физический носитель (жесткий диск или флешка), «облако» и удаленный сервер.
3. Не ленитесь придумывать пароли. Базовые правила работы с паролями:

• они должны быть сильными, не менее 12 символов;
• пароль не должен повторяться, на каждый случай – свой код доступа;
• что бы вы ни делали, никогда не храните на своем компьютере файл под названием «Пароли». Если только это не хитрая ловушка, хорошо такая очевидная «заметка» на рабочем столе не закончится. Выбирайте надежное место хранение всех ваших кодов;
• не используйте настройки по умолчанию для сохранения паролей, будь это ваш браузер или локальный диск компьютера.

4. Всегда проверяйте. «Чтобы убедиться в том, что ваша резервная копия работает должным образом в случае аварии, периодически извлекайте файлы с удаленного сервера и проверяйте, что они читабельны. Помните, что ваши файлы резервных копий так же ценны, как и активные данные», – советует Ноубл Макинтайр.

Источник изображения: fullvector